Game of Clouds: colaborarea

In a doua parte din Game of Clouds vei invata sa folosesti mai in detaliu aplicatia Microsoft Teams. Aplicand aceste tehnici vei reusi sa imbunatatesti colaborarea in interiorul organizatiei tale.

Cum sa colaborezi in Microsoft Teams?

Ai cateva variante la dispozitie:

– Chat

– Comunicare prin apel audio & video

– Intalniri audio si video programate

Chat

Incepem cu prima varianta de colaborare, si anume chat-ul.

Comunicarea prin chat se poate realiza atat 1 la 1 cat si intr-un grup sau intr-o echipa/proiect.

Comunicarea 1 la 1

Pentru a comunica prin chat 1 la 1 trebuie sa parcurgi urmatorii pasi exact ca in imaginea de mai jos:

• Pasul 1: click pe butonul de chat
• Pasul 2: click pe pornire chat nou
• Pasul 3: scrie numele persoanei sau persoanelor sau grupului
• Pasul 4: incepe sa scrii mesajul dorit
• Pasul 5: apasa pe butonul de trimitere al mesajului sau pe tasta Enter

Comunicarea in grupuri

Pentru a comunica cu un grup este indeajuns sa urmezi pasii de mai sus de la chat 1 la 1 si sa adaugi mai multe persoane in conversatie, in acelasi timp denumind acel grup de conversatie asa cum iti doresti.

Comunicarea pe chat in echipe

Comunicarea pe chat intr-o echipa se face in felul urmator:

• trebuie sa fim membri ai unei echipe – ori cream noi una ori suntem membri ai unei echipe – mai multe detalii despre cum sa creezi o echipa aici;
• trebuie sa alegem pe ce canal de comunicare vom purta conversatia
• trebuie sa alegem cui ne adresam si daca vrem ca cei carora ne adresam sa fie atentionati in mod direct

Pentru a vedea cum decurge o astfel de conversatie intr-o echipa, avem mai jos o imagine care ne arata o o situatie a unui utilizator:

Mai sus avem echipa care se ocupa de proiectul X1050 si se numeste X1050 Launch Team. Aceasta echipa are 7 canale de comunicare impartite pe diferite parti ale proiectului.

Am ales sa comunicam pe canalul de comunicare Digital Assets Web. Daca vrem sa comunicam ceva ce nu este foarte important si nu este urgent, este indeajuns sa scriem si sa trimitem mesajul. Daca dorim sa atentionam pe toti cei care se ocupa de partea de Digital Assets Web din cadrul proiectului vom scrie @Digital Assets Web la inceputul mesajului si toti cei care sunt in acel canal vor primi o notificare. 

Daca vrei sa comunici doar cu una sau cu cateva persoane din aceeasi echipa sau canal de comunicare, atunci vei scrie @ + numele persoanei sau persoanelor la inceputul mesajului si continutul mesajului. Exemplu: @Johanna Lorenz sau @Johanna Lorenz @Isaiah Langer + text mesaj.

Comunicare prin apel audio & video

La fel ca mai sus avem posibilitatea sa comunicam prin apeluri audio si video atat 1 la 1 cat si cu un grup de persoane.

Pentru a initia un apel audio 1 la 1 trebuie sa urmam pasii de mai jos:

1. click pe chat
2. contact sau conversatii recente
3. click pe butonul de apelare audio

Daca vrem sa avem si apel video este indeajuns sa dam click pe butonul de activare apel video.

Daca vrem sa initiem un apel audio cu mai multe persoane, vom crea mai intai o conversatie de grup si apoi vom initia apelul audio exact ca in imaginea de mai sus. O alta posibilitate de a initia un apel cu mai multe persoane, este sa incepem cu un apel audio 1 la 1 si apoi sa adaugam si alte persoane pe parcurs.

In imaginea de mai sus avem ilustrata o conversatie audio cu inca 3 persoane. Vedem ca sagetile cu alb indica faptul ca sunt angajat intr-o conversatie audio cu inca 3 persoane, ca butonul de comunicare video nu este activat, microfonul este activat. Vedem in partea de sus din dreapta ca putem sa comunicam si pe chat si sa adaugam mai multe persoane in aceasta convorbire.

Intalniri audio si video programate

Microsoft Teams, exact ca si Skype for Business, iti da posibilitatea sa iti programezi intalniri audio si video atat cu persoane din interiorul organizatiei tale cat si cu persoane din afara ei.

Pentru a incepe o astfel de intalnire online (in engleza, meeting) trebuie sa parcurgem urmatorii pasi:

1. click pe meetings
2. apoi click pe schedule a meeting (programeaza intalnire)
3. se va deschide o noua fereastra care ne va permite sa: scriem titlul intalnirii, locatia unde se va desfasura, data si ora desfasurarii, cine este organizatorul, sa adaugam alti membrii – putem adauga pana la 250 de participanti, fusul orar si chiar si pe ce canal dorim sa tinem aceasta intalnire.
4. odata completate detaliile de mai sus, vom da click pe schedule (programeaza) si toti cei invitati vor primi o invitatie pe mail, invitatie care va fi adaugata in calendarul nostru din Microsoft Outlook.
5. la data cand va trebui sa aiba loc intalnirea, toti participantii vor primi o notificare pe mail inainte de inceperea inatlnirii. Aceasta notificare in varianta standard este primita cu 15 minute inainte de inceperea intalnirii.

Un alt tip de intalnire este Live Event, intalnire ce da posibilitatea de a avea pana la 10000 de participanti. Vom discuta mai multe despre acest tip de intalnire intr-un alt articol.

O intalnire online poate fi programata si din Outlook, atat versiunea instalata local cat si prin OWA.

Acest lucru poate fi posibil in cazul in care ai Exchange Online sau mai bine spus Office 365 sau Microsoft 365. Exista si posibilitatea functionarii si cu Exchange On Premise dar trebuie sa se indeplineasca anumite caracteristici. Mai multe detalii despre asta gasiti aici.

Urmand pasii de mai sus vei ajunge sa descoperi noi cai de colaborare atat in interiorul cat si in exteriorul organizatie tale.

Pentru detalii despre acest produs ne poti contacta oricand. Daca ai nevoie de implementare si training iti punem la dispozitie cateva pachete ale caror preturi vor fi stabilite in functie de nevoile fiecarui client.

Va urma…..